Diese Datenschutzerklärung betrifft ausschließlich die Verarbeitung Ihrer Kontodaten (Registrierung, Login, Zahlungsdaten). Für die Inhalte Ihrer hochgeladenen PDF-Dokumente und Befülldaten, für die wir nicht als Verantwortlicher, sondern als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag handeln, gilt gesondert der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).
Hinweis für regulierte Berufe (Berufsgeheimnisträger): SmartFill PDF ist eine allgemeine SaaS-Anwendung und ist nicht für die Verarbeitung von Inhalten ausgelegt, die einer berufsrechtlichen Schweigepflicht oder dem Schutz nach § 203 StGB unterliegen (z. B. Mandanten-, Patienten- oder Klientendaten von Ärzten, Rechtsanwälten, Steuerberatern, Notaren oder Psychotherapeuten). Eine Nutzung für solche Inhalte ist ohne gesonderte schriftliche Vereinbarung mit dem Anbieter nicht zulässig.
Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen und ein Konto anlegen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.
Wir hosten unsere Website (Frontend) bei IONOS SE. Anbieter ist die IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur. Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst IONOS verschiedene Logfiles inklusive Ihrer IP-Adressen. Details entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von IONOS: https://www.ionos.de/terms-gtc/terms-privacy.
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Matthias Hansen
Abendrothsweg 26
20251 Hamburg
Sie können sich auf unserer Website registrieren, um zusätzliche Funktionen zu nutzen. Wir nutzen für die Authentifizierung und Kontoverwaltung den Dienst Supabase. Anbieter ist Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 319000.
Wir speichern dabei ausschließlich Ihre Kontodaten (E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Planstatus). Die Inhalte Ihrer Dokumente unterliegen dem AVV.
Wenn Sie Cloud-Funktionen nutzen, speichern wir zusätzlich die von Ihnen angelegten Vorlagen (Formular-PDF und Feld-Konfiguration einschließlich von Ihnen gespeicherter Feldwerte) sowie — bei Nutzung der Funktion „Alle ausfüllen" — Ausfüllungen (die je Vorlage extrahierten bzw. von Ihnen korrigierten Feldwerte). Beide Datenarten liegen ebenfalls in Frankfurt, sind nur für Ihr Konto zugänglich und können von Ihnen jederzeit einzeln oder vollständig in der App gelöscht werden; die Anzahl gespeicherter Ausfüllungen ist planabhängig begrenzt.
Wenn Sie einen kostenpflichtigen Plan buchen, werden Ihre Zahlungsdaten vom Zahlungsdienstleister verarbeitet. Anbieter ist Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland. Die Übermittlung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Bei Nutzung der optionalen KI-Funktion („Magic Wand") werden Inhalte Ihrer Dokumente an die API von Google Gemini (Google Ireland Limited, Dublin, Irland) übermittelt. Dies geschieht ausschließlich, wenn Sie diese Funktion aktiv auslösen – eine automatische Übermittlung findet nicht statt.
Da SmartFill PDF dabei als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag handelt, sind die Details (Zweck, Rechtsgrundlage, Datenschutzgarantien von Google) im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Abschnitt 7 geregelt.
Für die KI-Extraktion („Ausfüllen durch KI") werden Inhalte der von Ihnen bereitgestellten Quelldokumente an die API von OpenAI (OpenAI Ireland Ltd., Dublin, Irland; Verarbeitung auch in den USA auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln) übermittelt. Dies geschieht ausschließlich, wenn Sie diese Funktion aktiv auslösen – eine automatische Übermittlung findet nicht statt. OpenAI verwendet über die API übermittelte Daten nicht zum Training von KI-Modellen und bewahrt sie nur zur Missbrauchskontrolle auf (max. 30 Tage).
Details (Zweck, Rechtsgrundlage, Datenschutzgarantien von OpenAI) sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV), Abschnitt 7 geregelt.
Sie haben uns gegenüber jederzeit folgende Rechte:
Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an die in Abschnitt 3 angegebene Kontaktadresse. Wir bearbeiten Ihre Anfrage unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).
Für die Inhalte der von Ihnen hochgeladenen PDF-Dokumente sowie der bereitgestellten Befülldaten handeln wir als Auftragsverarbeiter in Ihrem Auftrag gemäß Art. 28 DSGVO. Sie sind insoweit Verantwortlicher und bestimmen, welche Daten verarbeitet werden.
Die Einzelheiten – insbesondere Art und Zweck der Verarbeitung, eingesetzte Unterauftragnehmer, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Ihre Kontrollrechte – sind im Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) geregelt.
Keine Verwendung für berufsgeheimnis-relevante Inhalte: Sie verpflichten sich, SmartFill PDF nicht für die Verarbeitung von Inhalten zu nutzen, die einer gesetzlichen Schweigepflicht oder dem Schutz nach § 203 StGB unterliegen, sofern keine gesonderte schriftliche Vereinbarung mit dem Anbieter besteht.
Diese Datenschutzerklärung hat den Stand Mai 2026. Wir behalten uns vor, sie anzupassen, wenn sich die Rechtslage oder die von uns eingesetzten Dienste ändern. Über wesentliche Änderungen informieren wir Sie in der Anwendung. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf smartfillpdf.com abrufbar.