PDF-Formulare automatisch ausfüllen – mit KI oder Excel

SmartFill PDF verbindet Ihre vorhandenen Daten mit PDF-Formularen. Bearbeiten Sie ein Formular im Browser, nutzen Sie KI zur Übertragung aus Quellen oder erzeugen Sie mehrere PDFs aus Excel-Daten.

Wann ist SmartFill PDF geeignet?

SmartFill PDF hilft Menschen, die vorhandene Daten in PDF-Formulare übertragen möchten: zum Beispiel Angaben aus Dokumenten in einen Antrag oder Zeilen einer Excel-Tabelle in mehrere gleich aufgebaute Formulare. Sie bearbeiten das Ergebnis im Browser und laden das ausgefüllte PDF herunter.

So funktioniert es

  1. Ein PDF-Formular hochladen oder eine verfügbare Vorlage auswählen.
  2. Felder bearbeiten und die benötigten Angaben eintragen oder Datenquellen für die KI beziehungsweise Excel-Serienfunktion auswählen.
  3. Zuordnungen und ausgefüllte Werte kontrollieren und bei Bedarf korrigieren.
  4. Das fertige PDF herunterladen. Bei Excel-Serien entstehen mehrere ausgefüllte Dokumente.

Voraussetzungen und Grenzen

Das Zielformular ist eine PDF-Datei. Für die Serienfunktion werden Excel-Daten verwendet. KI-Funktionen, Cloud-Vorlagen und Seriengrößen hängen vom Tarif ab. Der Gastzugang erlaubt den Einstieg ohne Konto; KI-Extraktionen erfordern einen dafür freigeschalteten Zugang.

KI-Ergebnisse können Fehler enthalten. Prüfen Sie insbesondere Namen, Zahlen, Auswahlfelder sowie die Aktualität und Eignung der Vorlage vor der Verwendung. SmartFill PDF ersetzt keine fachliche Prüfung und reicht Anträge nicht automatisch bei Behörden ein.

Hinweise zur Datenverarbeitung stehen in der Datenschutzerklärung und für Dokumenteninhalte im Auftragsverarbeitungsvertrag. Besondere berufliche Geheimhaltungspflichten müssen vor einer Nutzung geklärt werden.