Funktionen von SmartFill PDF

Von der ersten Formularseite bis zum automatisierten Ablauf: Hier sehen Sie alle Funktionen von SmartFill PDF und in welchem Paket sie enthalten sind.

Pakete

Free, Standard, Plus, Pro, Business Pro

Free nutzen Sie ohne Anmeldung, Standard ist nach der Anmeldung kostenlos. Zahlen hinter einem Paket nennen die jeweilige Grenze. Enterprise ist in Planung – sprechen Sie uns an. Alle Preise und Grenzen im Detail: Preise & Pakete.

Grundlagen

Formular hochladen, ausfüllen, herunterladen – dafür brauchen Sie kein Konto.

PDF hochladen & Felder automatisch erkennen, im Browser ausfüllen und PDF erstellen

Enthalten in: Free, Standard, Plus, Pro, Business Pro

Laden Sie ein ausfüllbares PDF-Formular hoch – alle Felder werden automatisch ausgelesen, Sie füllen sie im Browser aus und erhalten ein fertiges PDF.

Startseite von SmartFill PDF mit Ablagefläche zum Hochladen eines PDF-Formulars

SmartFill PDF liest Textfelder, Kontrollkästchen, Auswahllisten und Optionsgruppen aus dem Formular. Sie können die Namen der Felder ändern und ihre Reihenfolge per Ziehen anpassen. Ausgefüllt wird ohne zusätzliche Software direkt im Browser; das Ergebnis ist ein normales PDF zum Speichern, Drucken oder Versenden. Ohne Anmeldung (Free) können Sie sofort loslegen.

So funktioniert's – in 4 Schritten

Formular-Katalog & kuratierte Vorlagen

Enthalten in: Free, Standard, Plus, Pro, Business Pro

Starten Sie mit einer fertigen Vorlage aus dem Formular-Katalog statt mit einem leeren PDF.

Übersicht „Verfügbare Formulare“ mit Vorlagen und Beschreibungen

Im Katalog finden Sie gängige Formulare als Vorlage. Vorlagen mit dem Siegel „Sorgfältig kuratiert“ sind zusätzlich geprüft: Feldnamen und Zuordnungen wurden kontrolliert und Fehler des Formular-Erstellers, etwa vertauschte Eingabefelder, behoben. Prüfen Sie Eignung und Aktualität einer Vorlage trotzdem vor der Verwendung.

So funktioniert's – in 3 Schritten

Vorlagen im Browser speichern

Enthalten in: Free, Standard, Plus, Pro, Business Pro

Speichern Sie eine bearbeitete Vorlage im Speicher Ihres Browsers, um sie wiederzuverwenden.

Dialog „Als Vorlage speichern“ mit ausgewähltem Speicherort „Lokal (Browser)“

Feldnamen, Reihenfolge und Einstellungen bleiben erhalten, sodass Sie dasselbe Formular beim nächsten Mal schneller ausfüllen. Achtung: Im Browser gespeicherte Vorlagen können verloren gehen, etwa wenn Sie Browserdaten löschen.

So funktioniert's – in 2 Schritten

Vorlagen herunterladen & importieren

Enthalten in: Free, Standard, Plus, Pro, Business Pro

Sichern Sie Ihre Vorlagen als Datei auf Ihrem Computer – unabhängig von Browser und Cloud.

Vorlagenliste mit hervorgehobenem Knopf „Exportieren“

Eine heruntergeladene Vorlage enthält das Formular samt Ihrer Einstellungen. Sie können sie später wieder importieren oder an Kolleginnen und Kollegen weitergeben.

So funktioniert's – in 2 Schritten

Fortgeschritten

Vorlagen wiederverwenden, Felder ergänzen, mit KI oder Excel ausfüllen.

Vorlagen in der Cloud

Enthalten in: Standard · 2, Plus · 20, Pro · Unbegrenzt, Business Pro · 100 / 250 MB (Vorlagen)

Speichern Sie Vorlagen in Ihrem Konto und greifen Sie von jedem Gerät darauf zu.

Dialog „Als Vorlage speichern“ für die Ablage im Konto

Cloud-Vorlagen sind an Ihr Konto gebunden und gehen nicht verloren, wenn Sie den Browser wechseln. Die Anzahl hängt vom Tarif ab; in Business Pro sind es bis zu 100 Vorlagen oder 250 MB – je nachdem, was zuerst erreicht ist.

So funktioniert's – in 2 Schritten

KI-Vorschläge für Feldnamen

Enthalten in: Free, Standard, Plus, Pro, Business Pro

Unklare Feldnamen wie „undefined0“ oder „Check Box3“ ersetzt die KI durch verständliche Namen.

Feldliste mit technischen Namen wie „undefined2“ und „Check Box4“

Viele PDF-Formulare haben technische Feldnamen, die niemand versteht. Die KI liest den Zusammenhang im Formular und schlägt passende Namen vor. Jeden Namen können Sie im Editor weiterhin selbst anpassen.

So funktioniert's – in 3 Schritten

Zusatzfelder

Enthalten in: Free · 2, Standard · 5, Plus · 10, Pro · 30, Business Pro · Unbegrenzt (Felder / PDF)

Ergänzen Sie eigene Felder für feste Werte oder Berechnungen und speichern Sie sie in der Vorlage.

Neues Zusatzfeld „Text hier…“ erscheint in der PDF-Vorschau

Zusatzfelder stehen an beliebiger Stelle im PDF – auch dort, wo das Original kein Eingabefeld hat. Sie eignen sich für wiederkehrende Angaben wie Ihre Anschrift oder für Werte, die aus anderen Feldern berechnet werden.

So funktioniert's – in 3 Schritten

Bildfelder für Unterschrift & Logo

Enthalten in: Free · 1, Standard · 1, Plus · 2, Pro · 5, Business Pro · Unbegrenzt (Felder / PDF)

Fügen Sie Bilder wie eine eingescannte Unterschrift oder ein Logo an fester Stelle ins PDF ein.

Feld mit Symbol „Zu Bild/Unterschrift wechseln“

Das Bildfeld wird mit der Vorlage gespeichert. Beim nächsten Ausfüllen steht Ihre Unterschrift automatisch an der richtigen Stelle.

So funktioniert's – in 2 Schritten

Felder ein- und ausblenden

Enthalten in: Plus, Pro, Business Pro

Blenden Sie Felder aus, die Sie nie brauchen – die Feldliste bleibt übersichtlich.

Ausgeblendete Felder erscheinen nicht mehr in der Feldliste. Die Einstellung wird mit der Vorlage gespeichert und gilt bei jedem weiteren Ausfüllen.

So funktioniert's – in 2 Schritten

KI-Felder

Enthalten in: Standard · 1, Plus · 10, Pro · 30, Business Pro · Unbegrenzt (Felder / PDF)

Legen Sie fest, welche Felder die KI aus Ihren Quelldokumenten befüllen soll – die Grundlage für das Ausfüllen per KI.

KI-Feld „Gesamtbetrag“ mit aufgeklappter Anweisung an die KI

KI-Felder werden mit der Vorlage gespeichert. Beim nächsten Mal laden Sie nur die Quelldokumente hoch, und genau diese Felder werden automatisch befüllt.

So funktioniert's – in 3 Schritten

KI füllt das Formular aus Ihren Dokumenten

Enthalten in: Standard · 5, Plus · 20, Pro · 200, Business Pro · Nach Verbrauch (Komplexitätspunkte) (KI-Extraktionen / Monat)

Laden Sie Quelldokumente hoch – die KI überträgt die passenden Angaben in die KI-Felder des Formulars.

Vorlage „GPV Antrag auf Kostenerstattung“ mit markierten KI-Feldern im Editor

Voraussetzung sind KI-Felder: Nur Felder, die Sie als KI-Feld markiert haben, werden befüllt (ab Pro füllt „KI AutoFill · alle leeren“ zusätzlich alle leeren Felder). Als Quelle eignen sich PDFs, Bilder und Excel-Dateien, etwa eine Rechnung, ein Bescheid oder ein Datenblatt. Mehrere gemeinsam hochgeladene Dokumente zählen als eine KI-Extraktion. Prüfen Sie die übernommenen Werte vor der Verwendung – KI-Ergebnisse können Fehler enthalten.

So funktioniert's – in 5 Schritten

Serienfunktion: viele PDFs aus einer Excel-Tabelle

Enthalten in: Standard · 10, Plus · 10, Pro · 50, Business Pro · Unbegrenzt (Datensätze / Upload)

Laden Sie eine Excel-Datei hoch – SmartFill PDF füllt für jede Zeile ein eigenes PDF aus.

Dialog „Serienverarbeitung“ zum Hochladen einer Excel-Datei

Jede Spalte wird einem Formularfeld zugeordnet, jede Zeile ergibt ein ausgefülltes Dokument. Die Serienfunktion arbeitet deterministisch, also ohne KI: Was in der Tabelle steht, landet genau so im Formular.

So funktioniert's – in 3 Schritten

Quelldokumente anhängen

Enthalten in: Standard, Plus, Pro, Business Pro

Hängen Sie die ausgelesenen Quelldokumente als zusätzliche Seiten an das ausgefüllte PDF an.

Formular mit von der KI übernommenen Werten aus der Rechnung

So liegen Formular und Belege in einer Datei zusammen. Möglich bei PDF- und Bild-Quellen; Excel-Quellen können nicht als Seiten angehängt werden.

So funktioniert's – in 3 Schritten

Daten als JSON exportieren

Enthalten in: Free, Standard, Plus, Pro, Business Pro

Laden Sie die Werte ausgewählter Felder als JSON-Datei herunter – etwa zur Weiterverarbeitung.

Feldliste mit { }-Symbol zur Auswahl der Export-Felder

Sie markieren im Editor, welche Felder in den Export gehören. Die Datei enthält Feldname und Wert, fertig für andere Programme oder Skripte.

So funktioniert's – in 2 Schritten

Per E-Mail versenden

Enthalten in: Free, Standard, Plus, Pro, Business Pro

Hinterlegen Sie Empfänger, Betreff und Text in der Vorlage – nach dem Ausfüllen öffnet sich Ihr E-Mail-Programm damit.

Vorlagen-Einstellungen, Reiter „E-Mail Versand“ mit Empfänger, Betreff und Text

Praktisch, wenn ein Formular immer an dieselbe Stelle geht. Das ausgefüllte PDF hängen Sie per Ziehen in die vorbereitete E-Mail an.

So funktioniert's – in 2 Schritten

Profi & Automatisierung

Für Vielnutzer und Teams: Formulare kuratieren, Daten weitergeben, mehrere Formulare in einem Lauf.

Alle leeren Felder per KI ausfüllen

Enthalten in: Pro, Business Pro

Die KI befüllt nicht nur ausgewählte KI-Felder, sondern alle noch leeren Felder aus Ihren Quelldokumenten.

Knopf „KI AutoFill · alle leeren“ in der Werkzeugleiste

Ideal für lange Formulare: Sie laden die Quellen hoch, und die KI füllt die noch leeren, sichtbaren Felder, für die sie einen Beleg findet. Bereits ausgefüllte Felder werden nicht angefasst. Voraussetzung sind verständliche Feldnamen.

So funktioniert's – in 3 Schritten

Feld-Attribute bearbeiten

Enthalten in: Pro, Business Pro

Passen Sie bei Tabellenfeldern Zeilen- und Spalten-Beschriftung sowie die Beschriftungen von Auswahl-Optionen selbst an.

Tabellenfeld mit Symbol „KI-Kontext bearbeiten“ im Formular Wasserwerke Leipzig

Bei Formularen mit Tabellen weiß jedes Feld, in welcher Zeile und Spalte es steht (z. B. Zeile „Dach“, Spalte „PLAN“) – danach richtet sich die KI beim Ausfüllen. Stimmt eine Beschriftung nicht, korrigieren Sie sie im „KI-Kontext“ des Feldes. Änderungen gelten nur für Ihre eigene Vorlage. Bei kuratierten Vorlagen mit Bauplan wirken sie erst, wenn der Bauplan der Vorlage neu erstellt wird.

So funktioniert's – in 2 Schritten

An Webhook senden

Enthalten in: Standard, Plus, Pro, Business Pro

Senden Sie die ausgefüllten Daten mit einem Klick an ein System Ihrer Wahl.

Vorlagen-Einstellungen mit Reiter „Webhook (JSON)“ und Webhook-Adresse

Hinterlegen Sie die Webhook-Adresse in der Vorlage. Nach dem Ausfüllen schicken Sie die markierten Feldwerte als strukturierte Daten dorthin – etwa an Ihr CRM, eine Tabelle oder ein Automatisierungs-Werkzeug.

So funktioniert's – in 3 Schritten

Experten-Modus

Enthalten in: Business Pro

Alle Vorlagen in einer Tabelle: suchen, filtern, sortieren und direkt bearbeiten.

Schalter „Experte“ im Kopf der Anwendung

Der Experten-Modus ist die Arbeitsoberfläche für Vielnutzer. Sie sehen auf einen Blick, welche Vorlagen KI-Felder, Zusatzfelder oder Automatisierungen haben, und starten von hier aus das Ausfüllen mehrerer Formulare.

So funktioniert's – in 3 Schritten

Mehrere Formulare gleichzeitig ausfüllen

Enthalten in: Business Pro

Eine Quelle, mehrere Zielformulare: Wählen Sie bis zu 5 Vorlagen und befüllen Sie alle in einem Lauf.

Experten-Modus mit Vorlagenliste, gefiltert nach kuratierten Vorlagen

Sie laden die Quelldokumente nur einmal hoch. SmartFill PDF befüllt danach jede ausgewählte Vorlage nacheinander – ideal, wenn für einen Vorgang mehrere Anträge nötig sind. Scheitert ein Formular, laufen die übrigen weiter.

So funktioniert's – in 4 Schritten

Ausfüllungen speichern & wieder öffnen

Enthalten in: Business Pro

Jede befüllte Fassung einer Vorlage wird gespeichert – Sie können sie später öffnen, ändern und erneut herunterladen.

Reiter „Ausfüllungen“ mit Filtern nach Vorlage, Quelle und Status

Im Reiter „Ausfüllungen“ filtern Sie nach Vorlage, Quelle und Status, laden einzelne PDFs oder alle als ZIP herunter und löschen, was Sie nicht mehr brauchen. Gespeichert werden nur die Feldwerte; das PDF entsteht bei Bedarf frisch aus Vorlage und Werten.

So funktioniert's – in 4 Schritten

Voraussetzungen und Grenzen

Das Zielformular ist eine PDF-Datei; für die Serienfunktion werden Excel-Daten verwendet. KI-Ergebnisse können Fehler enthalten. Prüfen Sie insbesondere Namen, Zahlen und Auswahlfelder sowie die Aktualität und Eignung einer Vorlage vor der Verwendung. SmartFill PDF ersetzt keine fachliche Prüfung und reicht Anträge nicht automatisch bei Behörden ein.

Hinweise zur Datenverarbeitung stehen in der Datenschutzerklärung und für Dokumenteninhalte im Auftragsverarbeitungsvertrag.

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